Skip to main content

Datenschutzverfahren – GMH

1. Geltungsbereich und Zielsetzung

Der Zweck dieses Dokuments ist es, die Verfahrensweise festzulegen, um die Ausübung des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerstand gegen automatisierte Entscheidungsfindung in Bezug auf personenbezogene Daten zu ermöglichen, die in den Systemen der Unternehmen der Gonvarri Material Handling - Gruppe (nachstehend als GMH bezeichnet) gespeichert sind.

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten einschließlich der Klärung strittiger Fragen und neue Rechte. Die Verordnung enthält ebenfalls Bestimmungen zu Verfahrensweisen, die anzuwenden sind, damit betroffene Personen ihre Rechte ausüben können.

Ziel dieses Verfahrens ist es, den Mitarbeitern von GMH die Vorgehensweisen näherzubringen und es ihnen zu ermöglichen, ihre Rechte in Bezug auf die von ihnen dem Unternehmen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten umzusetzen.

2. Begriffsbestimmungen

Betroffene Person: Die Person, der die Daten gehören.

Kommunikation oder Datentransfer: Jede Weitergabe von Daten an eine andere Person als die betroffene Person.

Einwilligung der betroffenen Person: Jede freiwillige, eindeutige, für den bestimmten Fall, in informierter und unmissverständlicher Weise abgegebene Willenserklärung, mit der die betreffende Person sich mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten einverstanden erklärt.

Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Auskunftsrecht: Eine betroffene Person hat das Recht, eine Kopie der von GMH verarbeiteten personenbezogenen Daten anzufordern.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Bei der Beantragung einer Löschung von Daten ist in Erwägung zu ziehen, ob die Daten, deren Löschung beantragt wird, für das Arbeitsverhältnis notwendig und nicht fehlerhaft sind, oder ob es sich um veraltete Daten oder übermäßige Datenmengen handelt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Die betroffene Person hat das Recht, die zeitlich begrenzte oder auf Dauer angelegte Einschränkung der Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten zu verlangen.

Widerspruchsrecht: Bei der Ausübung dieses Rechts lehnt der Dateneigentümer die Verwendung seiner personenbezogenen Daten zu einem bestimmten Zweck ab. Es ist abzuwägen, ob die Verarbeitung der Daten, der widersprochen wird, für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Ist die Verarbeitung erforderlich, hat GMH das Recht, den Widerspruch abzulehnen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen.

Recht auf Berichtigung: Die betroffene Person kann GMH darüber zu informieren, dass eigene, personenbezogene Daten verändert wurden und nicht länger zutreffen und kann verlangen, dass diese nicht mehr zutreffenden Daten geändert oder gelöscht werden.

Auftragsdatenverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen Personen personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Datei: Jede strukturierte Erhebung personenbezogener Daten, unabhängig davon, wie diese Erhebung zustande kam und wie die Daten gepeichert, organisiert, gelagert und zugänglich gemacht werden.

Stakeholder: die Person, der die Daten gehören.

Datenverarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, Erfassen, die Speicherung, Anpassung, Veränderung, Einschränkung oder das Löschen und Weitergeben von Daten aus Kommunikation, Anfragen, Datenverbunden und Datentransfers.

Verantwortlicher: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, öffentlich oder privat, die über Inhalt, Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Antragsteller: die Person, der die Daten gehören.

3. Beschreibung der Rechte der betroffenen Personen

3.1. Personenbezogene Daten und Verarbeitung von Daten von Mitarbeitern des Unternehmens Gonvarri

Jede Person hat das Recht, unentgeltlich Informationen über die eigenen personenbezogenen Daten, die Herkunft dieser Daten und die getätigten oder geplanten Kommunikationen anzufordern. Eine betroffene Person hat gleichfalls das Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu fordern, Widerspruch einzulegen oder die Übertragung der eigenen personenbezogenen Daten zu verlangen.

Diese Rechte werden ausgeübt, indem ein entsprechender formaler Antrag an folgende email-Adresse gesendet wird: Privacy.Rights@gonvarri-mh.com als Ausführung des Rechtsanspruchs.

Für die betroffenen Personen ist die Inanspruchnahme der Rechte unentgeltlich.

3.1.1. Recht auf Auskunft

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob die betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet oder an ein drittes Land oder an eine internationale Organisation weitergegeben werden.

Für den Fall, dass eine betroffene Person eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangt, ist ihr diese vom Datenschutzbeauftragten in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen

3.1.2. Recht auf Berichtigung

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

3.1.3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Datenschutzbeauftragten zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Der Datenschutzbeauftrage ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig.
  • Die Daten sind veraltet.
  • Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Daten.
  • Die Daten wurden unrechtmäßig verwendet.


3.1.4. Widerspruchsrecht

Die betroffene Person hat das Recht, jederzeit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, voraussgesetzt es handelt sich bei der Verarbeitung um ein rechtmäßiges Verfahren. Der Widerspruch gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann aufgrund der persönlichen Situation der betroffenen Person erfolgen, wenn die Verarbeitung im Zusammenhang mit Direktmarketing, Profilierung, oder dem berechtigten Interesse des Datenverantwortlichen oder Dritter Parteien steht, vorausgesetzt, dass das Interesse oder die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, und insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt; oder wenn der Zweck der Verarbeitung in Verbindung mit Forschung in den Bereichen Geschichte, Statistik und Wissenschaft steht, es sei denn, die Verarbeitung erfolgt aus Gründen des öffentlichen Interesses.

3.1.5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Datenschutzbeauftragten die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Die betroffene Person bestreitet die Richtigkeit der personenbezogenen Daten.
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
  • Der Datenschutzbeauftragte benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, die betroffene Person benötigt sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Die betroffene Person hat Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Datenschutzbeauftragten gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen

3.1.6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von dem Datenschutzbeauftragten an einen anderen Datenschutzbeauftragten übermitteln zu lassen oder diese Daten selbst zu erhalten.

3.1.7. Widerspruchsrecht gegen automatisierte Entscheidungen

Die betroffene Person hat das Recht, nicht Gegenstand einer Entscheidung zu sein, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, einschließlich der Profilierung, die rechtliche Auswirkungen auf Sie hat oder sich auf ähnliche Weise auswirkt.

3.2. Umsetzung der Rechte von betroffenen Personen

  • Der Datenschutzbeauftragte ist verpflichtet, die betroffenen Personen über die Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß der neuen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung informieren.
  • Zur Wahrnehmung dieser Rechte ist die auf der Website zur Verfügung gestellte Vorlage mit den Daten der betroffenen Person auszufüllen und an folgende E-Mailadresse zu schicken privacy.rights@gonvarri-mh.com
  • Die Informationen können von der betroffenen Person selbst, oder, bei Nicht-Volljährigkeit oder Vorhandensein eines gesetzlichen Vertreters, von dem die betreffende Person vertretenden gesetzlichen Vertreter angefordert werden. Dazu sind das Formular in Anhang A und eine Kopie des Personalausweises zur Bescheinigung der Vertretungsbefugnis an folgende E-Mailadresse zu senden: privacy.rights@gonvarri-mh.com. Ggf. ist anzugeben, auf welche Daten die betroffene Person Zugriff erhalten möchte bzw. in Bezug auf welche Daten der Datenschutzbeauftragten tätig werden soll.
  • Für den Fall, dass die Voraussetzungen zur Identifizierung der betroffenen Person nicht erfüllt wurden (wenn z.B. der Antrag von einer anderen Person als der betroffenen Person gestellt wurde, die Bescheinigung der Vertretungsbefugnis fehlt, etc.), muss der Datenschutzbeauftragte die betroffene Person in schriftlicher Form darüber informieren, dass der Antrag erst dann bearbeitet werden kann, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
  • Sobald der Antrag eingegangen ist, entscheidet der Datenschutzbeauftragte, ob der Antrag angenommen wird oder nicht. In beiden Fällen wird die betroffene Person in schriftlicher Form über die getroffene Entscheidung informiert (als späteren Nachweis per Einschreiben mit Empfangsbestätigung).
  • Wird der Antrag angenommen, kann der Datenschutzbeauftragte den Zugriff auf die personenbezogenen Daten des Antragstellers vereinfachen, indem der betroffenen Person vor Ort in den Räumlichkeiten des Datenschutzbeauftragen direkter Einblick in die Daten gewährt wird. In diesem Fall erteilt der Datenschutzbeauftragte einen schriftlichen Bescheid, der die Unterschrift der betroffenen Person enthält und in dem festgehalten wird, dass das Auskunftsrecht der betreffenden Person form- und fristgerecht gewährt wurde. Alle Anträge zur Gewährung von Rechten durch eine betroffene Person sind ordnungsgemäß aufzuzeichnen.
  • In allen Fällen informiert der Datenschutzbeauftragten nach Eingang eines Antrags den Antragsteller dahingehend, welche Maßnahmen in Bezug auf den eingegangenen Antrag getroffen werden.
  • In Fällen, bei denen Daten auf betrügerische, unlautere oder ungesetzliche Weise erhoben oder aufgezeichnet wurden, müssen diese unverzüglich gelöscht und keinesfalls lediglich gesperrt werden. In jedem Fall erfolgt die Löschung der Daten, wenn die vertraglichen Verpflichtungen aufgehoben sind oder dies durch gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Dokumentationspflege erforderlich wird. Diese Sachverhalte sind durch den Datenschutzbeauftragten zu prüfen, bevor weitere Maßnahmen ergriffen werden.


3.3. Antwortfristen

  • Der Datenschutzbeauftragte beantwortet alle eingehenden Anträge unabhängig davon, ob sich die personenbezogenen Daten des Antragstellers in den Unterlagen oder in der Verarbeitung befinden. Zu diesem Zweck sind die in Abschnitt 3.2 " Umsetzung der Rechte von betroffenen Personen" erwähnten Antwortformulare zu verwenden, sowie jedes andere Mittel, mit dem nachgewiesen werden kann, dass eine Nachricht gesendet und empfangen wurde (Einschreiben mit Empfangsbestätigung).
  • Bei der Beantwortung aller Anträge, gelten für den Datenschutzbeauftragten die folgenden Fristen:

Recht

Fristablauf

Recht auf Auskunft

1 Monat ab Eingang des Antrags

Recht auf Berichtigung

1 Monat ab Eingang des Antrags

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

1 Monat ab Eingang des Antrags

Widerspruchsrecht

1 Monat ab Eingang des Antrags

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

1 Monat ab Eingang des Antrags

Recht auf Datenübertragbarkeit

1 Monat ab Eingang des Antrags

Recht, nicht einer automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden

1 Monat ab Eingang des Antrags

 

3.4. Ablehnung eines Antrags auf Ausübung eines Rechts einer betroffenen Person

Der Datenschutzbeauftragte kann den Zugriff auf Unterlagen oder verarbeitete Daten verweigern falls:

  • die betroffene Person ihr Recht schon einmal in einem Zeitraum von weniger als 12 Monaten ausgeübt hat und es keinen Hinweis auf ein berechtigtes Interesse dahingehend gibt.
  • der Antrag von einer anderen Person als der betroffenen Person gestellt wurde (nur bei Nicht-Geschäftsfähigkeit und Nicht-Volljährigkeit, wenn es nicht erwiesen ist, dass es sich bei dem Antragsteller um den gesetzlichen Vertreter der betroffenen Person handelt)

Der Datenschutzbeauftragte darf das Recht auf Berichtigung, das Widerspruchsrecht, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) von Dateien oder Daten in der Verarbeitung nur verweigern falls:

  • der Antrag von einer anderen Person als der betroffenen Person gestellt wurde (nur bei Nicht-Geschäftsfähigkeit und Nicht-Volljährigkeit, wenn es nicht erwiesen ist, dass es sich bei dem Antragsteller um den gesetzlichen Vertreter der betroffenen Person handelt)
  • die Löschung einen Schaden für die berechtigten Interessen der betroffenen Partei oder dritter Parteien verursacht.
  • es eine Verpflichtung gibt, die Daten zu erhalten